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Hôpitaux, cliniques, ARS, HAS, DGOS..., éditeurs de logiciels : Optimisez l’informatisation du circuit du médicament !

>>> Pour sécuriser et accroître l’efficacité, au meilleur coût, de la prise en charge thérapeutique du patient hospitalisé ou ambulatoire et du résident

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Optimisation des approvisionnements et des stocks pharmaceutiques à l’hôpital
                                                                                        Avec Logi√Pharm®, faites entrer la prévision dans votre pharmacie
 
Livrables : Diagnostic "flash" - Paramétrage et livraison de l'outil décisionnel - Formation des utilisateurs
 
La prestation comprend la réalisation d'un diagnostic "flash", le paramétrage et la livraison de l'outil décisionnel, la formation des utilisateurs, et le cas échéant, des préconisations pour la mise en place d'une organisation dédiée à la prévision de la demande et à l'optimisation de la gestion des approvisionnements et des stocks en Pharmacie hospitalière...
 
Téléchargez la version de démonstration de l'outil décisionnel, Logi√Pharm®  (Peut-être vous faudra-t-il « Activer les macros » et / ou modifier les options de sécurité des macros – ou encore sera-t-il nécessaire d'installer des macros complémentaires. Voir le tutoriel mentionné ci-après ; La version de démonstration a été développée en version Office 2003 avec comme système d'exploitation Windows XP ; Si votre version Microsoft Office est plus récente, il est préférable d'enregistrer le fichier sous version Excel 97 à 2003 ; Si votre poste de travail est sous Windows Vista ou Windows 7, télécharger le fichier suivant : LogiPharm_Demo_w7) ; Téléchargez le tutoriel de « téléchargement et démarrage de l'application » ; Téléchargez le tutoriel relatif au module « Prévision de la demande et calcul des seuils de commande » ; Téléchargez le tutoriel relatif au module « Calcul des quantités économiques de commande » ; Télécharger la présentation des prestations associées à la fourniture de l'outil décisionnel ; Téléchargez la présentation de 10 études de cas réalisées avec Logi√Pharm® ;
 
Téléchargez l'ensemble du "pack" de démonstration, sous forme d'une archive zippée (6,9 Mo) : ici
 

 

La prévision - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"

L’hôpital soufre d’un important retard dans la mise en œuvre de systèmes d’optimisation de ses approvisionnements

L’absence de module de prévision de la demande dans les logiciels de gestion de la pharmacie ou de gestion économique et financière (GEF) constitue un obstacle à l'optimisation. Cela est d’autant plus regrettable que la prévision et sa fiabilité conditionnent l’optimisation1 ;

 

La non prise en compte d’un objectif de taux de service dans la détermination des seuils de commande ou des stocks de sécurité, caractérise une démarche empirique ;

 

Les préconisations devraient aussi être calculées en individualisant le délai maximal de livraison au moins au niveau de chaque fournisseur ;

 

De même, l’erreur de prévision devrait être intégrée au calcul, pour améliorer le modèle prévisionnel ;

 

L’absence de module de calcul des quantités économiques de commande ne favorise pas l’efficience de la gestion des stocks ;

 

De leur coté, les entreprises de la grande distribution et des secteurs industriels de la chimie, de la pharmacie, des cosmétiques, de l’agroalimentaire, des pièces de rechange et du « retail », disposent de progiciels ou de tableurs Excel couvrant ces fonctionnalités, qui leur ont permis de réduire de 15 à 30% les stocks, de diminuer de 20% les retours, tout en maintenant ou en améliorant le taux de service2,3;

 

Les pharmaciens hospitaliers sont très démunis en matière d’outils décisionnels d’optimisation des approvisionnements. Bien que les PUI aient pour la plupart informatisé la gestion de leurs commandes et de leurs stocks, nombre d’entre-elles sont restées sur un processus manuel, intuitif,chronophage et peu efficient de préparation des commandes fournisseurs. Beaucoup n’ont pas paramétré, ou seulement partiellement, les modules de préconisation de commandes de leurs logiciels (quand ils existent !). Et lorsqu’ils l’ont fait, ces préconisations sont basées sur une consommation mensuelle passée et non pas sur une prévision.

 

Les commandes et les seuils de commandes devraient être dimensionnés sur une prévision de la demande et non pas sur une moyenne passée

 
 
L'outil décisionnel - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"
Avec Logi√Pharm®, faites entrer la prévision dans votre pharmacie

Logi√Pharm® est un outil décisionnel d’aide à la prévision de la demande et à la détermination des seuils de commande à partir d’une série de consommations mensuelles extractible du logiciel de gestion de la pharmacie ou de gestion économique et financière ;
 
L’outil, dans un second module, permet également le calcul de la quantité économique de commande ;
 
Le livrable est une matrice pré paramétrée sous Excel. Le paramétrage sera à finaliser avec l’établissement de santé client. Une version de l’outil et un « pack » complet de démonstration sont téléchargeables en haut de cette page ;
 
La version complète de Logi√Pharm®, permet de travailler sur les données réactualisées extraites de vos logiciels de gestion, par un simple « coller-copier » et de réinitialiser autant de fois que nécessaire la feuille d’importation des données ;
 
Cet outil décisionnel permet aux établissements de santé d’accéder aux mêmes niveaux d’optimisation des approvisionnements et de la gestion des stocks que ceux obtenus dans la grande distribution ou les secteurs industriels : prévisions de la demande basée sur le double lissage exponentiel (formule de Brown ou de Holt) ou sur la régression linéaire,satisfaction d’un taux de service défini pour une délai maximal de livraison donné…
 
Accédez aux mêmes niveaux d'optimisation pour les produits de santé à l'hôpital que dans la grande distribution et les secteurs de l'industrie
 
 
 
L'écran graphique - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"
 Un outil décisionnel pour industrialiser les prévisions, le calcul des stocks de sécurité et des seuils de commande

En haut à gauche de l’écran graphique, figurent les données statistiques de base, tirées de la série historique des 12 dernières consommations mensuelles du produit : Moyenne mensuelle, écart-type, coefficient de variation, tendance d’évolution… Le 12ème mois étant le plus souvent celui en cours, il n’est pas pris en compte dans le calcul, mais les prévisions sont faites à son horizon ;

 

La difficulté de la prévision est estimée à partir du coefficient de variation (CV) : « à priori facile », « moyenne », « difficile » ;

 

Les prévisions de consommation pour le 12ème mois (en cours), calculées à partir des onze premiers par lissage exponentiel double de la moyenne et de la tendance (formule de HOLT) et par régression linéaire s’affichent à droite ;

 

Les seuils de commandes* sont calculés pour un délai maximal de livraison paramétrable, à partir des écarts entre les réalisations et les prévisions selon le lissage exponentiel double de la moyenne (Brown), de la moyenne et de la tendance (Holt), et selon la régression linéaire, pour 6 objectifs de taux de serviceacompris entre 90% et 99,9% ;

 

Les courbes de la série historique (réalisation) et des prévisions sont éloquentes. En plus de la droite de régression linéaire et des deux méthodes de lissage exponentiel double, le graphe propose la moyenne mobile glissante sur 3 mois et les limites haute et basse de l’intervalle de confiance à 95% (pour identifier les valeurs potentiellement anormales) ;

 

Les valeurs (modifiables par l’utilisateur) des coefficients de lissage utilisées pour les calculs et le tracé des courbes sont affichées au dessus des graphiques. Alpha lisse la moyenne, et béta la tendance. Ils ont été pré paramétrés à 0,30 et 0,20respectivement, valeurs le plus souvent retenues dans la grande distribution et les secteurs industriels. Ils peuvent être optimisés par le solveur d’Excel, et réinitialisés d’un simple clic par un bouton de commande.

 

(a) Le taux de service correspond à la probabilité d’éviter une rupture pendant le délai maximal de livraison

 

La feuille de calcul associée aux graphiques contient davantage de ressources complémentaires pour le « prévisionniste ». Par exemple, les stocks de sécurité et les seuils de commandes (ou stock mini) sont calculés pour des délais de livraison allant de 1 à 12 jours et pour 6 objectifs de taux de service.

 

 

De conception pragmatique et opérationnelle, l’outil apporte au « prévisionniste » ou à la personne en charge de préparer la commande, toutes les informations nécessaires à une prise de décision efficace pour la dimensionner correctement ou pour (re)paramétrer le stock mini du logiciel Pharmacie ou GEF

 
 
 
La méthode EOQ - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"

Un outil décisionnel pour industrialiser le calcul des quantités économiques de commande

Logi√Pharm® vous permettra de travailler à partir d’une feuille de calcul extraite de votre logiciel Pharmacie ou GEF, pouvant contenir jusqu’à 5.000 références (et davantage si nécessaire), contenant les champs suivants : Code, libellé, nombre de commandes annuelles, quantité annuelle commandée, coût unitaire moyen (ou dépense annuelle) ;

 

L’outil décisionnel commence par créer un tableau triant les références de produits de santé par ordre dégressif des dépenses et colorisant différemment chaque tranche de 5% de la dépense totale cumulée entre 60% et 95% ;

 

Puis, il vous aide à définir une liste cible de références pour lesquelles la méthode est intéressante à appliquer. Dans un premier temps, après avoir fixé une limite en % de la dépense totale, vous supprimerez le bloc de références se situant au-delà ; Puis il s’agira d’éliminer une à une les références pour lesquelles la méthode n’est pas applicable. Par exemple, les médicaments ou les dispositifs commandés « à la demande » pour quelques patients, et pour lesquels le rationnel de décision est différent ;

 

Lorsque vous aurez défini votre liste définitive de produits, vous lancerez le calcul des quantités économiques de commande. A chaque étape, une macro d’impression vous permet d’imprimer les tableaux (mise en page pré paramétrée avec saut de page avant les totaux) ;

 

Cette méthode12 permet classiquement de diminuer en valeur de 25 à 50 % (et jusqu’à 70% !) la part variable du stock liée aux pratiques de commande, sans modifier l’activité (le maintien constant du nombre total de ligne de commande constituant l’un des termes de l’équation d’où est dérivée la formule de calcul proposée) et sans aucune incidence sur les risque de rupture (elle ne touche pas aux seuils de commande). Cela représente par exemple 250.000 euros de gains de trésorerie pour un établissement de taille importante (1.300 lits) ou 19.000 euros pour un établissement de 300 lits à l’activité principalement gériatrique.

 

Le principe de la méthode EOQ est de redistribuer les fréquences de commandes au prorata du poids de chaque produit dans la dépense totale

 

 

 
Conception ergonomique - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"

Logi√Pharm® est convivial, rapide et simple à utiliser

Un simple « coller-copier » pour charger de nouvelles données extraites de votre logiciel Pharmacie ou GEF, dans l’outil décisionnel ;

 

Accès sur un clic aux différentes fonctionnalités à l’aide de boutons de commande exécutant des macros programmées en VBA* ou au moyen d’une liste déroulante ;

 

Démarrage ultra rapide : 6 ou 7 secondes seulement pour 1.500 références avec le module de calcul des prévisions et des seuils de commandes ; Moins de 15 secondes pour créer le 1er tableau du module de calcul des quantités économiques de commande avec plus de 1.000 références ;

 

Mise en page des impressions pré paramétrées par une macro activée en cliquant sur une icône « imprimante » ;

 

Effacement et réinitialisation instantanées des feuilles de calcul pour charger des données réactualisées d’un clic sur un bouton de commande ;

 

(*) Visual Basic for Applications

 

Avec Logi√Pharm®, la prévision et l’optimisation des stocks deviennent un véritable jeu d’enfant

 
Audit "flash" - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"
 
Faire un audit « flash » de la fonction « approvisionnements et gestion des stocks »

Objectifs : Identifier les forces et faiblesse de l’organisation actuelle ; Evaluer le potentiel d’intégration de l’outil et les difficultés possibles ; Préparer les paramétrages de l’outil décisionnel en vue de son adaptation aux caractéristiques et aux attentes de l’établissement ;

 

Périmètre / feuille de route : Maturité de l’organisation pharmaceutique pour la fonction « supply chain » ; Rationnel de définition des seuils de commandes et des stocks de sécurité ; Application de la quantité économique de commande ; Recueil des indicateurs de performance de la gestion des approvisionnements et des stocks (Stocks moyens, taux de rotation, taux de rupture, délai de livraison…) ; Système qualité de la fonction « Supply chain Management » ;

 

Méthodologie : Visite sur site ; Entretien avec les acteurs et leur encadrement ; Audit du système d’information ; Questionnaire sur la maturité (processus organisationnels et existence d’outils décisionnels) ;

 

Remarque : L’outil décisionnel est fourni en contrepartie de prestations intellectuelles associées pour deux journées d’intervention du consultant (+ frais déplacement).

 

+ d’infos : Télécharger la présentation des prestations associées à la fourniture de l’outil décisionnel Logi√Pharm® ;

 

Un audit s’avère nécessaire pour adapter l’outil aux caractéristiques, besoins et aux pratiques de l’établissement, et pour l'accompagner dans sa mise en œuvre effective

 

 

 
 
Conseils d'organisation - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"
 
Proposer des améliorations organisationnelles

Définir les nouvelles procédures et les nouvelles responsabilités pour la personne en charge de préparer les commandes fournisseurs et / ou du paramétrage du logiciel Pharmacie ou GEF ;

 

Comment formaliser ces procédures ?

 

Quels ajustements prévoir pour leur poste de travail informatisé ?

 

Quelle conduite du changement ?

 

Faut-il créer la fonction de « prévisionniste » en Pharmacie hospitalière ?

 

Quels indicateurs de production, de qualité et performance mettre en place ?

 

Le prestataire pourra le cas échéant formuler quelques propositions d'amélioration de l'organisation

 

 

 

 
Formation - Cliquer sur l'image pour ouvrir "10 études de cas"
 
 
Former les utilisateurs

Présentation et livraison de l’outil et des tutoriels aux utilisateurs ;

 

Rappels théoriques : bases statistiques (moyenne, variance, coefficient de variation, écart-type, intervalle de confiance, moyenne mobile glissante … ; Modèles prévisionnels (régression linéaire, lissage exponentiel double de Brown, lissage exponentiel double de Holt) ; Stock de sécurité ; Seuil de commande ; Quantité moyenne de commande ; Quantité économique de commande… ;

 

■ Entraînement à l’utilisation concrète de l’outil ;

 

Réponses aux questions ;

 

Remarque : L’outil décisionnel est fourni en contrepartie de prestations intellectuelles associées pour deux journées d’intervention du consultant (+ frais déplacement).

 

 

 

+ d’infos : Télécharger la présentation des prestations associées à la fourniture de l’outil décisionnel Logi√Pharm® ;

 

 

Une formation adaptée des utilisateurs est le garant d’une bonne appropriation de l’outil