Skip to main content

Hôpitaux, cliniques, ARS, HAS, DGOS..., éditeurs de logiciels : Optimisez l’informatisation du circuit du médicament !

>>> Pour sécuriser et accroître l’efficacité, au meilleur coût, de la prise en charge thérapeutique du patient hospitalisé ou ambulatoire et du résident

Accueil
Exigences réglementaires
Référentiels métiers
Marges de progrès
Prestations
PUI & Circuit médicament
Pilotage médico-éco
Commandes et Stocks
Formation
AMAO
Evaluation des pratiques
Carte heuristique
François PESTY
Connexion de membre
Actualités
Communiqué de presse
Forum
Liens utiles
Mentions légales
Plan du site
Pétition 1
Pétition 2
Gestion de la Pharmacie à usage intérieur et sécurisation de la prise en charge médicamenteuse
Boite à outils pour un audit approfondi - Plan de modernisation et de sécurisation des process
 

- Identifier et objectiver dans l’organisation actuelle les « process » à risque pour la sécurité de la prise en charge médicamenteuse,
- Caractériser les marges de progrès mobilisables dans la gestion de la pharmacie et celle du circuit des médicaments et des dispositifs médicaux,
- Evaluer les retours sur investissements permettant une modernisation à coût constant, voire réduit, des activités du domaine pharmaceutique,
- Vous accompagner dans l’élaboration et la mise œuvre d’un plan d’action s’appuyant sur des solutions technologiques fortement sécurisantes et largement éprouvées,
- Ou simplement former vos équipes à la construction et à la mise en œuvre opérationnelle des outils proposés et de la démarche…

 

Sécuriser le patient - Respecter la réglementation - Améliorer la productivité et l'efficience

 

 

1. Pourquoi un audit ?

2. Avec quels outils ?

 

 

1. Pourquoi faire faire un audit approfondi de la prise en charge médicamenteuse ? 

    

Un audit à toutes les étapes de la prise en charge médicamenteuse est désormais exigé par la réglementation

 

- L’arrêté du 6 avril 2011 impose aux établissements sanitaires que soit réalisée une étude des risques encourus à toutes les étapes de la prise en charge médicamenteuse du patient,

- La prise en charge médicamenteuse constitue de loin le premier motif de réserve ou de décision de suivi du collège de la Haute autorité de santé lors de la certification des établissements
de santé. La procédure v2010 révisée en avril 2011 requière qu’un audit périodique du circuit du médicament soit réalisé, notamment sur la qualité de l’administration : référence 20.a.bis, érigée
en pratique exigible prioritaire (PEP)

 

Un état des lieux préalable approfondi et partagé est nécessaire avant d’envisager toute démarche d’amélioration de l’organisation et de son efficience

 

Pour être sincère, factuel et sérieux, l’état des lieux doit mettre en lumière les risques systémiques pour la sécurité du patient, ainsi que les marges de progrès en matière de productivité et d’efficience
de l’organisation actuelle : Conformité à la prescription des médicaments avant leur administration ; Temps préparateurs, pharmaciens, infirmiers ; Efficience de la gestion des approvisionnements et
des stocks à la PUI et dans les unités cliniques…

 

Un audit sérieux se doit aussi de chiffrer précisément les retours sur investissements liées aux propositions de réorganisation

 

Les équipements et systèmes d’information proposés aujourd’hui pour moderniser la prise en charge médicamenteuse en établissement sont très divers tant en terme d’impact sur la
sécurité du patient, que sur le renforcement de la conformité réglementaire, les gains de productivité et l’amélioration des conditions de travail, ou les coûts d’acquisition, de fonctionnement et
de maintenance… L’approximation n’est pas de mise. Des outils adaptés sont requis

 

Un plan réaliste et responsable de modernisation du circuit des produits de santé se doit de privilégier des solutions techniques robustes, éprouvées, fortement sécurisantes
pour le patient, déployables sur la totalité des lits éligibles de l'établissement, et ce, aux moindres coûts*

(*) : Coûts d'acquisition, d'exploitation, dont consommables, de maintenance... 

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                  Retour


 
2. Que doit contenir la boite à outils ? 
 
Cliquer sur les liens pour naviguer dans la page
 
 
 
 
 
Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                            Retour                                             

Analyse documentaire initiale 

Elle procède de l’examen préalable des documents institutionnels et des travaux, études, analyses déjà réalisés en interne par l’établissement, 
à son initiative ou à celle d’autres institutions (ARS, OMEDIT, H
AS, IGAS, CRC…). Par exemple :
...

Projet d’établissement et projet de service Pharmacie,
Rapports annuels d’activité de la PUI (3 derniers exercices),
Rapports de certification HAS, rapports de suivi le cas échéant,

Rapports d'étapes du Contrat de bon usage,

Rapports de l’inspection de la pharmacie (le cas échéant),

■ Fiches de poste, organigrammes,

Procédures écrites à toutes les étapes de la prise en charge médicamenteuse, « système documentaire » (PUI, COMEDIMS, CME, direction
des soins, gestion des risques et coordination des vigilances, services), p
lannings d’activité,

■ Schéma directeur du système d’information hospitalier,

Etudes, analyses, travaux, évaluations des pratiques professionnels (EPP) déjà réalisés en interne, avec l’ARS, l’OMEDIT, rapports d’observations définitives de la Chambre Régionale des Comptes

 

Généralement, le consultant aura déjà su exploiter lors de la rédaction de son offre d'intervention les principaux rapports institutionnels accessibles au public (rapports de certification HAS, rapports
d'observations définitives de la CRC...)

 

 

                                                                                                                                                                                           Retour
Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama
Cartographie des locaux

L'objectif est de pouvoir visualiser les caractéristiques et contraintes inhérentes aux locaux. Dans l'exemple ci-contre, « L’agencement des
locaux de la PUI n’est pas optimisé ». Il s'agit d'une cartographie réalisée par le prestataire pour un grand CH pionnier dans la mise en place
d’une dispensation nominative centralisée automatisée par surconditionnement. Le plan ci-contre témoigne de :

 

La place importante occupée dans les locaux de la PUI par l’ensemble robotique modulaire ;

 

Le déploiement incomplet de la dispensation automatisée implique évidemment d’être compensé par une préparation manuelle, dont la
difficulté de mise en œuvre sur la surface résiduelle laissée par l’automate est ici bien perceptible ;

 

 

 

                                                                                                                                                                                            Retour 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama 

Cartographie des processus


L’objectif est de pouvoir partager avec l’équipe projet une même compréhension des processus métiers existants (pour ceux qui ne sont pas
conformes à la réglementation, ou non optimisés, ou à risque pour le patient ou les professionnels de santé). La possibilité de remplacer des
tâches manuelles, répétitives, chronophages et à risque d'erreur par leur mécanisation ou automatisation mérite également d'être examinée ;
 
A titre d'exemple, la cartographie ci-contre décrit étape par étape les processus de reconditionnement en doses unitaires des médicaments
présentés en formes orales sèches, destinés aux patients d’une USLD, faisant l’objet d’une dispensation individuelle et nominative reglobalisée
sur 3 semaines
;

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                           Retour

Cartographie des dotations dans les unités cliniques 

Des photographies prises au niveau de chaque zone de stockage des produits de santé dans les unités cliniques ciblées par l'audit
permettent d'apprécier immédiatement :
 
La sécurisation des locaux ;
 
La qualité des mobiliers de rangements (adéquation, vétusté, propreté, sécurisation) ;
 
La qualité du rangement et les niveaux pléthoriques ou adéquats du stockage 
 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                            Retour

Photographies, photocopies des supports papiers, et copies d'écran collectées lors de l'audit d'unités cliniques ciblées 

Lors de la visite des unités cliniques ciblées par l’audit, les supports écrits pour la prescription et l’administration sont scannés après
anonymisation et joints au rapport ; Des copies d’écran de prescription ou de plan d’administration sont également annexées au rapport,
ainsi que toute trace éventuelle d’une retranscription de la prescription (planification murale ou ambulatoire). Les piluliers sont photographiés…

 
La photographie ci-contre objective la présence de comprimés déblistérisés parfois en grand nombre dans les piluliers. Or, « Les médicaments
doivent rester identifiables jusqu’au moment de leur administration »  (Arrêté du 6 avril 2011 – article 13),
 
 
 
 
 
 
Ci-contre, les infirmières préparent des gouttes buvables à partir d’une impression de la prescription datant de près de 2 semaines.
Cette pratique à risque est générée par l’absence de poste de travail informatisé dans la salle de soins…

 

 

 

 

 

 

 

  

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Estimation des temps d'activités consacrés au médicaments et dispositifs médicaux


Il est important pour estimer le retour sur investissement de certains équipements nécessaires à la modernisation et à la sécurisation
de la prise en charge médicamenteuse des patients et résidents en établissement de santé ou en EHPAD de pouvoir chiffrer les temps
d'activité libérables grâce aux robots et autres nouvelles technologies (comme l'administration assistée par la lecture code barre connectée
à la prescription),
 
Ci-contre les temps infirmiers consacrés au médicament ont été estimés : Préparation des piluliers / semainiers ; préparation des gouttes
buvables ; contrôle des piluliers ; distribution des médicaments ; validation de l'administration ; préparation de la commande de médicaments
à la pharmacie ; réception et rangement dans l'unité de la commande à la PUI,
 
Principalement deux méthodes sont utilisées pour estimer ces temps : l'enquête sur questionnaire (élaboré à la carte, puisque chaque
organisation est différente) conduite sur 3 à 5 unités cliniques cibles de l'audit, pendant une semaine auprès des équipes infirmières de jour
comme de nuit (saisie en ligne différée des réponses) ; L'interview des infirmiers ou cadres référents pharmacie,
 
Le même travail devra être réalisé pour les temps d'activité des préparateurs en pharmacie
 
 
 
 
                                                                                                                                                                                           Retour
 
 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

Grille d'entretien sur la maturité de l'organisation pharmaceutique pour les fonctions "supply chain" et "analyse pharmaceutique" 

■ Fonction "suply chain" (logistique au sens large, comprenant l'approvisionnement amont chez les fournisseurs de produits de santé,
la réception, le rangement, et la dispensation aux unités cliniques, la rétrocession, la gestion des retours).
Cette grille inspirée des
travaux de la MEAH (devenue ANAP) a été enrichie de l’expertise du consultant dans le domaine, et de sa connaissance des référentiels
actuellement utilisés dans les secteurs de la grande distribution et de l’industrie, sur lesquels l’hôpital possède un retard considérable.
Les processus et algorithmes aboutissant à la fixation des quantités à commander, des seuils de commandes, de la fréquence
des approvisionnements seront analysés dans le détail ;

 

Fonction "Analyse pharmaceutique de l'ordonnance" : La grille initiale a été enrichie des indicateurs de production et de qualité définis
par la SFPC (Société Française de Pharmacie Clinique, Indicateurs en Pharmacie hospitalière, 2008) ;

 
 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo

Benchmark avec les données de la dernière enquête annuelle SAE-DREES 

L’étude complète comporte 26 graphiques sur les indicateurs de qualité et de production et ratios d’effectifs au regard de l’activité, et plus de
200 indicateurs bruts ou calculés extraits de l’enquête SAE-DREES 2011. N'hésitez-pas à télécharger le fichier de démonstration en cliquant
sur l'image ci-contre.
Ce benchmark est réalisé à partir de la base de données DREES (direction de la recherche, des études, de l’évaluation et
des statistiques), Ministère en charge de la santé, alimentée par l’enquête statistique annuelle des établissements de santé (SAE) 2011.
Pas moins de 81 feuilles de calculs extraites de cette base ont été
nécessaires pour créer cet outil.

 

Les trois entités géographiques « CH X », « CH Y » et « CH Z », sont ici comparées à huit sous-groupes d’établissements sanitaires publics :
Les 14 CHS de capacité d’accueil comprise entre 400 et 699 lits et places, l’ensemble des 145 CHU (entités géographiques), des 630 CH, 20 CRLCC,
88 CHS,
255 hôpitaux locaux, 26 autres établissements publics, et enfin, à l’ensemble des 1.164 ETS publics répondants. Le consultant pourra
également comparer votre établissement avec un ou deux groupes d’établissements de taille et d’activités comparables, dont il aura sélectionné
la ou les listes à l'aide d'une requête SQL construite en fonction de votre besoin et lancée sur le requêteur en ligne sur le site de la DREES.

 
 

      

Dans l’exemple ci-contre, les effectifs totaux des 3 PUI ne paraissent pas surdimensionnés au regard d’établissements comparables ;
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Diagnostic sur la gestion des dotations de médicaments et de dispositifs médicaux dans les unités cliniques 

L’objectif est d’estimer l’impact d’une réorganisation du circuit du médicament sur la valeur des dotations et leur rotation.  
Il est habituel de trouver dans les unités cliniques sous dotation globale (mode de dispensation encore le plus fréquent
aujourd'hui), une couverture de stock supérieure à 50 jours pour une majorité de produits de santé stockés (70% dans 
le fichier de démonstration, un cas réel anonymisé que vous pouvez télécharger en cliquant sur l'image ci-contre).
La mise en place d’une délivrance nominative s’accompagne d’une réduction
drastique de la valeur du stock dans les
pharmacies de services, puisque la dotation couvre alors les besoins urgents (nouvel entrant ou modification de la
prescription pendant les heures de fermeture de la PUI) et non plus les besoins courants.

 

Méthodologie : Les quantités comptées dans le stock de la dotation, lors de l’inventaire, sont croisées avec les données
de consommation du service, extraites du système d’information, afin de calculer les taux de rotation, le nombre de jours de 
consommation en stock (valorisés sur les 3 derniers exercices), la valeur du stock, des périmés. Les références « hors dotation » 
retrouvées lors de l’inventaire sont identifiées et dénombrées. Les points de non qualité seront portés en commentaires 
                                                                               (« plusieurs dosages mélangés dans un même compartiment », « ‘n’ découpes de blisters », « péremption courte : mm/aaaa », 
                                                                               « erreur de rangement », « ¼ de comprimé déblistérisé »... L’outil se prête parfaitement à la définition d’indicateurs de qualité
;
 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Analyse détaillée des flux de dispensation par UF et par principales formes galéniques en vue d'une automatisation de la DIN 

Cette étude est nécessaire pour s’assurer du bon dimensionnement des capacités productives de la DIN automatisée (taille d’automate,
ETP préparateurs) pour un déploiement complet sur l’ensemble des unités cliniques. L’étude complète comporte de nombreux graphiques
et tableaux. N’hésitez-pas à télécharger le fichier de démonstration en cliquant sur l’image ci-contre.

 
Extraction des données annuelles de consommation en UCD dans le logiciel de gestion économique et financière et importation
sous base de données relationnelle (Microsoft Access®) ;
 
Création des requêtes d’analyse et export des résultats sous Excel ; Le plus souvent les requêtes recherchent dans les libellés les séquences
de caractères permettant de séparer les différentes formes galéniques  ;
 
L’étude porte sur les 5 principales formes galéniques suivantes : formes orales sèches "robotisables", friables (orodispersibles, effervescents, 
Lyoc, comprimés sublinguaux) ; sachets ; buvables (en conditionnement multidoses) ; petit injectable ; autres formes ;
 

Livrables : Rapport d’étude avec tableaux et graphiques. Notamment, les flux par formes, exprimés en nombres d'unités dispensées par an, les répartitions par forme pharmaceutique exprimées
en % des nombres d’unités dispensées et en % des nombres de références actives : Classement des UF en nombres de doses unitaires dispensées par forme…

 
 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Audit de la conformité du contenu des piluliers à la prescription 

L'objectif est de mesurer les taux de non-conformité entre les médicaments présents dans les piluliers avant administration aux malades et la
prescription actualisée dans plusieurs unités cliniques ciblées représentatives des différentes modalités de dispensation (globale, reglobalisée,
DIN manuelle centralisée à la PUI...) et de préparation des doses à administrer (journalière, hebdomadaire...) présentes dans l'établissement.
 
Il s’agit d’un audit clinique ciblé par enquête observationnelle prospective un jour donné pour une prise donnée, selon une procédure voisine de
l’EPP  « CONCORMED1 ». Tirage au sort de 20 dossiers patients par service. L’évaluation de la concordance des médicaments prescrits per os
avec ceux répartis dans le pilulier se fait à l’aide d’une grille d’évaluation
;
 
Seules les formes orales sèches solides prescrites sont prises en compte (exclusion des « si besoins », des sachets et des formes liquides) ;
 
L’évaluation est conduite par un binôme pharmacien - soignant (du service audité) ;
 
Les dates de l’audit doivent rester confidentielles jusqu’au dernier moment ;
 

Le recueil de données de la prescription s’effectue à partir du dossier du patient, qu’il soit informatisé ou non 

 

  L’évaluation se fait dans l’ordre suivant : 1. Relevé du contenu du pilulier ; 2. Concordance avec la prescription ; 3. Analyse des discordances

 

La non-conformité se présente sous deux formes : le médicament n’est pas identifiable dans le pilulier ; une erreur de préparation a été commise : dosage erroné, unité de dose en plus ou en moins,
erreur de médicament, mauvaise équivalence. Le taux de concordance est rapporté au nombre de lignes prescrites 
 

 

Le prestataire animera l’EPP réalisée par des binômes pharmaciens + soignants de votre établissement. Il fournira la méthodologie et les supports.

 

A noter que la certification V2010, version avril 2011, requière « un audit périodique du circuit du médicament, notamment sur la qualité de l’administration »

 

 

[1] Evaluation des pratiques professionnelles élaborée par E3P de l’ARS Poitou-Charentes

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Animation d'EPP "Inter Diag Médicaments" dans plusieurs unités cliniques ciblées 

Inter Diag Médicaments est un outil d’auto-évaluation et de gestion des risques liés à la prise en charge médicamenteuse à l’échelle de l’unité
de soins d’un établissement sanitaire qui a été élaboré par l’ANAP2

 
Questionnaire d'auto-évaluation à remplir lors d'une réunion pluridisciplinaire des acteurs impliqués dans la prise en charge médicamenteuse
au niveau d'un service de soins : médecins, cadres de santé, infirmières, pharmaciens, préparateurs ;
 
■ 160 questions non pondérées, regroupées par thématiques et par axes de sécurisation ;
 
Le principal intérêt de la démarche réside dans l'opportunité de mettre en relation et de faciliter la communication entre les différents acteurs
afin de partager une culture commune du risque. C'est déjà un bon point de départ pour engager une réflexion pluriprofessionnelle ;
 
Les informations collectées sont d'ordre déclaratif et qualitatif (oui/non/"non concerné"). C'est pourquoi, le consultant considère impérieux de 
                                                                               compléter Inter Diag Médicaments par le recueil d'observations factuelles et par des mesures quantitatives, détaillées et précises 
                                                                               (voir les autres outils de cette page auxquels Inter Diag Médicaments ne saurait se substituer) ;
 
 

[2] L’Agence Nationale d’Appui à la Performance propose en fait différents outils : Un questionnaire adapté aux unités cliniques d'un établissement sanitaire (ici), un autre pour les EHPAD rattachés à une PUI (ici), et un troisième pour
les EHPAD servis par une pharmacie officinale ()

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Calcul des quantités économiques de commande pour une liste cible de produits de santé onéreux 

Classiquement, l’application du calcul des « quantités économiques de commande » à la gestion des approvisionnements de listes cibles
de médicaments ou de dispositifs médicaux (par exemple, les 20% représentant 80% des dépenses), permet d'obtenir une réduction de
25% à 70% de la partie variable du stock liée aux pratiques de commande. Les principes de cette méthode qui génère des gains de trésorerie
conséquents, sont les suivants 


■ Alignement de la fréquence optimale de commande pour chaque produit de la liste sur le dégressif des dépenses annuelles ;

 
■ Préservation du nombre annuel de lignes de commandes pour l'ensemble des produits de la liste (activité de passation des commandes inchangée) ;
 
Sans effet sur le risque de rupture puisque les seuils de commande ne sont pas modifiés par ce calcul ;

■ Méthodologie décrite plus en détail sur la page du site dédiée à l'optimisation des approvisionnements et de la gestion des stocks (ici) ;
 
  

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Détermination des seuils optimisés de commande pour une liste cible de produits de santé onéreux 

Calcul optimisé des seuils de commande selon des rationnels éprouvés et employés dans l’industrie et la grande distribution sur lesquels

l'hôpital possède un retard considérable :

 
Réalisation d’une véritable prévision de la demande à partir de l’historique de consommation des douze derniers mois par lissage
exponentiel double (méthode Brown avec un seul coefficient de lissage, et Holt avec 2 coefficients de lissage) ou par régression linéaire
;
 
Calcul des seuils pour 6 taux de service cibles*, fonction du délai moyen de livraison du fournisseur (calculs réalisés pour un délai
de 1 à 12 jours), intégrant l’écart entre prévision et réalisation, avec application d'un
facteur correctif pour tenir compte de la période
de calcul différente entre la moyenne de la demande (le mois) et le délai de livraison (exprimé en jours)
 ;
 
Les seuils optimisés sont comparés à ceux définis de manière empirique par les préparateurs en charge de passer les commandes ;
 
■ Méthodologie décrite plus en détail sur la page du site dédiée à l'optimisation des approvisionnements et de la gestion des stocks (ici) ;
 

Pour un CHU de 1.000 lits, cette détermination plus rationnelle des seuils de commande pour 100 produits de santé ciblés (médicaments et DM) a montré qu’une réduction supérieure
à 200.000 euros de la valeur du stock de la pharmacie était possible tout en réduisant le risque de rupture de stocks (37% des seuils pouvant être abaissés parfois drastiquement,
tandis que 26% devait être relevés) ;

 
 

(*) Inverse du taux de rupture de stock (90 %, 95 %, 98 %, 99 %, 99,5 %, 99,9 %)

 
  

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Etude médico-économique complète : L'analyse graphique tridimensionnelle et les tableaux de bord 

L'analyse graphique tridimensionnelle permet d'observer pour un panier de 2 à 20 médicaments correspondant à une indication thérapeutique
précise ou à une classe pharmacologique, l'évolution simultanée des coûts unitaires, des volumes (exprimés en % de parts de marché unitaires),
et leur impact financier, sur une période d'observation suffisamment longue pour dégager des tendances lourdes dans les changements de
comportements de prescription, et non pas des variations peu significatives d'une année sur l'autre. L'analyse peut être conduite pour une
unité clinique, un service, un pôle, un site ou l'établissement tout entier. Elle permet de
:  
 
Identifier des pistes d'économie sans perte de chance pour le patient ;
 
Hiérarchiser ces pistes en chiffrant les gains potentiels et en estimant leur chance d'appropriation par les acteurs ;
 
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       
Un autre outil de l'étude médico-économique complète, dont l'application se situe en amont, est représenté par les tableaux de bords qui permettent d'orienter l'analyse vers telle ou telle thématique ;
Ces analyses permettent de croiser les différents niveaux de l'organisation (établissement, sites, pôles, services, UF), avec des sous-ensembles cohérents de produits de santé, sélectionnés
par comptes budgétaires, familles, sous-familles, niveaux de classification (ATC pour les médicaments, LPP pour les DMI). Les tableaux de bords sont structurés de manière à trier le résultat
de la sélection sur le dégressif des dépenses du dernier exercice, avec pour les 3 dernières colonnes, le % cumulé de la dépense totale, l'écart de dépense sur les 2 dernières années en valeur,
et l'écart en % (Variation de la dépense). Ceci permet de repérer les paniers de médicaments ou de DM sur lesquels portera prioritairement l'analyse graphique tridimensionnelle décrite précédemment ;
 
Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo    
 
Pour d'avantage d'information, visiter la page du site consacrée au "pilotage médico-économique des produits de santé à l'hôpital" (ici)
 
 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le fichier démo                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Outil de récupération de surplus de stocks dans les unités cliniques 

L’outil se présente sous la forme d’une feuille de calcul Excel. La saisie dans la colonne ‘Y’ des quantités inventoriées permet le diagnostic
instantané de la gestion des médicaments ciblés lors d’une visite / inspection « flash » de la dotation. La valorisation en euros du stock
inventorié (colonne ‘Z’), en nombre de jours de consommation 2012 (colonne ‘AA’), de consommation 2011 (colonne ‘AB’),…, s’affichent
immédiatement après la saisie de la quantité d’inventaire…

 
Des gains conséquents peuvent être obtenus sur un faible nombre de références ;
 
 
 
 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Principe de construction des outils décisionnels / bases de données 

Construction d’une base de données de travail à partir de l’extraction des données annuelles d’achats PUI et de consommation des UF 
en produits de santé*. La structure commune (codes et libellés des UF, services, pôles, sites…) de l’établissement (ou de chaque entité
en cas de projet de mutualisation) ainsi que le fichier des comptes budgétaires, sont également extraits de votre logiciel de gestion
économique et financière. Ces fichiers d'extraction sont alors
importés dans une base de données relationnelles Microsoft Access® ;
Après avoir relier les tables entre elles, les requêtes permettent de sélectionner et de traiter les données à analyser (champs calculés).
Le résultat des requêtes est envoyé sur un tableur Excel® équipé de "macros" (petits programmes pour automatiser les calculs et la mise
en forme des graphiques et tableaux, écrits en VBA, "Visual Basic for Application", le langage Microsoft®) dans les outils suivants
 :

Diagnostic de la gestion des dotations ; Analyse détaillée des flux de dispensation ; Calcul des quantités économiques de commande ;
Outil de récupération de surplus de stock dans les unités cliniques ; Étude médico-économique complète ;

 

(*) : A noter que 5 années en consommation des UF sont nécessaires pour l’étude médico-économique complète et l'outil de récupération de surplus de stocks, 3 années pour
le diagnostic de la gestion des dotations, la dernière année complète  pour l’analyse détaillée des flux de dispensation. La dernière année complète en achat pour le calcul 
                                                                                                         des quantités économiques de commande (nombres d’unités, montants, nombres de commandes).

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                                                         Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Matrice décisionnelle de choix des scenarii 

L’impact et la faisabilité des différents scénarii sont évalués en termes de gains sur la sécurité du circuit des produits de santé, la conformité
réglementaire, l’ajustement de l’effectif ou les gains de productivité,  la cadence, la robustesse, la facilité de mise en œuvre, les investissements
à prévoir pour les équipements, le consommable associé, les moyens logistiques, l’amélioration des conditions de travail et la valorisation
des tâches et missions confiées aux agents de la PUI, des services supports, ainsi que des unités cliniques.

 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                           Retour

 

 

 

 

 

 

Cliquer sur l'image ci-dessous pour télécharger le diaporama                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Base documentaire sur l'automatisation des PUI 

Le prestataire s’est constitué une importante base documentaire sur le sujet. Celle-ci comporte notamment les éléments suivants :

 
■ Abondantes documentations techniques (fournisseurs) ; 
Supports photos, vidéo (fournisseurs) ; 
Présentations diapos (fournisseurs, pharmaciens hospitaliers) ;
Rapport d’expertise (ex : CEDIT, IGAS, ANAP) ;
Cahiers des charges et avis d’attribution (établissements) depuis 04/2008 ;
Publications ;
■ Retours d'expériences , études de cas ;
 
 

 

 

 
Par ailleurs, le prestataire a visité des pharmacies hospitalières équipées d’automates ou réalisant une DIN manuelle y compris
en MCO, et possède son propre réseau d’experts utilisateurs des différentes solutions automatisées, auxquels il se réfère
régulièrement. Il est présent depuis de nombreuses années aux salons professionnels Hôpital-Expo, HIT (Health Information
Technologies), Pharmagora, et au salon SITL (salon international du transport et de la logistique), d’où un important carnet d’adresses
chez les fabricants et les distributeurs de solutions automatisées, chez les éditeurs de progiciels d’optimisation logistique et autres
intégrateurs de solutions WMS ;  Il assure également une veille technique, réglementaire et scientifique sur les conférences,
présentations orales et affichées faites chaque année lors des congrès des pharmaciens hospitaliers (Hopipharm et Rencontres
Convergences Santé Hôpital)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                             Retour